Norges største smidige pensjonsprosjekt

Pensjonsreformen trer i kraft i 2011, og er den største reformen i offentlig sektor siden innføringen av Folketrygden i 1967. Sammen med Steria og Accenture gjennomfører Statens Pensjonskasse (SPK) et gigantprosjekt for å tilpasse seg reformen, utvikle nytt saksbehandlingssystem og integrere seg mot NAVs nye systemer.

Sterias hovedleveranser i prosjektet er utvikling av et nytt saksbehandlingssystem, brukergrensesnitt og datavarehus for SPK.

Høye krav til effektivitet og kvalitet
Stig Johansen, prosjektdirektør i SPK, forteller om et svært krevende prosjekt som har funnet sin form gjennom tett samarbeid, tydelig målbilde og smidig utviklingsmetodikk.

– Samfunnsmålene våre er å innføre reformen på en måte som sikrer korrekte, rettidige ytelser til våre kunder og medlemmer, og samtidig sikre kostnadseffektiv innføring i SPK med tanke på både investering og drift. Dette stiller høye krav til prosjektet når det gjelder kvalitet i leveransen og effektiv utvikling, sier han.

Justeringer underveis
– Vi brukte mye tid på å finne formen, både organisasjonsmessig og gjennomføringsmessig, og vi endret gjennomføringsmodellen noe basert på erfaringer vi gjorde oss, fortsetter Johansen. – Vi benytter målpris, dette har vist seg å fungere tilfredsstillende både for SPK og leverandørene. En av fordelene med målpris er at det virker skjerpende for alle aktørene. Vi gikk fra en tredelt systeminndeling til en felles prioritert produktkø, drevet av tidsaspektet og krav til kritiske leveranser sett i relasjon til nytt regelverk.

– Omfanget og kompleksiteten krevde endring i SPKs sourcingmodell, da det var tydelig at ren innleie av ressurser ikke var aktuelt. Vi besluttet å inngå et nært samarbeid med to leverandører, for å sikre nødvendig tilgang på kompetanse og kapasitet, og for å minimere risiko. Om lag 180 medarbeidere nedlegger 150 årsverk årlig i prosjektet, som har 11 utviklingsteam: tre team fra Steria, tre team fra Accenture og fem team fra SPK.

Scrum en suksessfaktor
– Av samme grunn var det viktig med en smidig utviklingsmetodikk som Scrum, fortsetter Mette Gjertsen som er prosjektleder for Delprosjekt Utvikling i prosjektet.

– Andre gode grunner til å benytte Scrum er behov for hyppige interne leveranser, at vi får bedre kobling mellom it og forretning, og at vi reduserer risiko gjennom tidlig synliggjøring av problemer. En leveranse fra Perform har typisk mellom 30 000 og 90 000 prosjekttimer, med en godkjenningsprøve på fire til åtte uker. Vi foretar gradvis utrulling til nye brukere og av ny funksjonalitet, og migrerer gradvis fra det gamle systemet til det nye.

Gradvis innfasing
– For prosjektet er det risikoreduserende at vi kan dele opp kritisk funksjonalitet og levere ut i produksjon underveis. På den måten blir feilsøking enklere, og vi får tilbakemelding fra virkelig bruk av løsningen. For SPK er det en fordel at vi kan høste gevinster av ny funksjonalitet tidligere. Vi får gradvis tilvenning av en ny arbeidsflate på gammelt regelverk, slik at ikke alt er nytt når det nye regelverket trer i kraft. Dessuten kan vi ta opplæringen i forvaltningsfasen.

Gjertsen understreker at det er tidkrevende!

– Vi har to eller tre leveranser i parallell til enhver tid. En leveranse er hele tiden under utvikling i en konstruksjonsfase. Før konstruksjon spesifiseres hver leveranse i produktkø-fasen, mens den etterpå godkjennes og produksjonssettes i godkjenningsfasen. I tillegg til dette er de produksjonssatte leveransene under forvaltning av prosjektet. Det kan være frustrerende for teamene når de har ressurser involvert i mange faser samtidig – derfor er det svært viktig med kapasitetsplanlegging og klare prioriteringer fra prosjektledelsen.

Tjenesteorientert arkitektur
Den nye løsningen er basert på tjenesteorientert arkitektur (SOA). SPK ønsker å utnytte fordelene ved tjenesteorientering innenfor rammene av sine behov, og sett i forhold til leveranseevne og forvaltning.

– Vi må etablere et effektivt eierskap og tilpasse tjenesteforvaltningen til størrelsen på organisasjonen, sier Gjertsen. – Vi ønsker også å understøtte våre forretningsprosesser med et fåtall kjernesystemer og færrest mulig tekniske avhengigheter. Der hvor vi er nødt til å integrere systemer, vil vi ha løse koblinger – noe som i praksis betyr asynkron og hendelsesbasert kommunikasjon.

Felles arkitekturmålbilde
– Et overordnet arkitekturmålbilde må være på plass som en rettesnor gjennom hele prosjektet. En tydelig arkitekturstrategi er kanskje det viktigste for å bygge løsningen enhetlig – samtidig som man selvfølgelig må være åpen for endringer underveis. Arkitekturmålbildet vårt omfatter hele SPKs systemportefølje, ikke kun det som bygges av Perform.

En viktig suksessfaktor
Produkteier er en rolle som på vegne av kunden blant annet er ansvarlig for å etablere og prioritere produktkøen og velge hva som skal gjøres i neste sprint. Gjertsen trekker fram viktigheten av at de som innehar denne rollen kjenner fagområdet og har kjennskap til utviklingsmetodikken, i dette tilfellet Scrum.

– I Perform-prosjektet er vi i praksis 24 som deler produkteierrollen, sier hun.  Dette store teamet av forretningsressurser er veldig viktig for å bidra med spesifisering, avklaringer og prioriteringer i prosjektet.

– Vi har erfart at team med eksterne funksjonelle ressurser krever mer oppfølging fra produkteier enn interne. Og du må ikke undervurdere utfordringene med å koordinere mer enn tre team: et felles målbilde, helhetlig releaseplanlegging og klart definerte delmål er avgjørende. Et godt tips til andre er å ta et todagers produkteierkurs. Der lærer du blant annet prinsipper for estimering og smidig utvikling, og vil stille sterkere når prosjektet starter.

Solid grunnlag for suksess
– Samarbeidet på tvers mellom aktørene i prosjektet er bra, og kulturforskjellene har bidratt positivt, konkluderer Johansen. – Vi synes også at oppskalering og integrering i en samlet organisasjon har gått relativt smertefritt. Vi benytter PS2000, en avtaleform som egner seg godt som kontraktgrunnlag for smidige it-prosjekter. Trinnene i avtalen kan knyttes direkte til prosessen slik den er dokumentert i Scrum, uten større inngrep. Totalt sett er vi godt fornøyd så langt, og har nå et solid grunnlag for effektivitet og kvalitet i leveransene frem mot 2011.

Om Statens Pensjonskasse

Statens Pensjonskasse administrerer pensjonsordningen for ansatte i staten og store deler av undervisnings- og forskningssektoren. Statens Pensjonskasse har nærmere én million personkunder og forvalter opptjente rettigheter til en verdi av om lag 330 milliarder kroner – og er dermed landets største pensjonsordning.

Rådgivning i prosesskartlegging

Perform er SPKs prosjektorganisasjon for å imøtekomme og implementere nytt regelverk som følge av pensjonsreformen.

Pensjonsreformen vil føre til store endringer i gjeldende pensjonsregelverk, og dermed omfattende endringer i SPKs arbeidsprosesser og deres pensjonssystem – Medlem Pensjon (MP). Derfor har SPK etablert en egen prosjektorganisasjon med ansvar for å innføre nytt regelverk knyttet til pensjonsreformen på ny elektronisk plattform.

PERFORM har i perioden 2008 – 2011 ansvar for
• Ny saksbehandlingsløsning som inkluderer saksflyt og kobling mot arkiv og brevløsning
• I samarbeid med NAV utarbeide nye maskinelle løsninger (i første omgang på gammelt regelverk) for utbetaling, simulering og utveksling av samordningsdata 
• Nytt regelverk for arbeidsavklaringspenger (AAP) i MP
• Nytt regelverk i forbindelse med pensjonsreformen i MP. Det gjelder nytt regelverk for alder, uføre og etterlatte i folketrygden, AFP, tjenestepensjon og nye samordningsregler.

Om smidig utvikling
Smidig metodikk har til hensikt å:
• Levere riktigere løsninger ved tett kundeinvolvering og mindre leveranser
• Utvikle løsninger der gevinsten kan realiseres på et tidligere tidspunkt ved produksjonssetting av den høyest prioriterte funksjonalitet først
• Raskere redusere risikoene i prosjektet ved å dele opp leveransen i mindre deler og sikre rom for forbedringer og endringer som øker prosjektets verdi

Smidig systemutvikling er kjennetegnet ved at prosjektet kjører iterasjoner som leverer ferdig del av totalproduktet. Et viktig fokus i smidig metodikk er også kontinuerlig forbedring. I smidige prosjekter vil man i begynnelsen av prosjektet beskrive målsettinger på et overordnet nivå, mens detaljering først skjer i begynnelsen av den iterasjonen der funksjonalitet skal realiseres.

Årsaken til dette er at man gjennom prosjektperioden opparbeider stadig mer kunnskap om prosjektets mål og muligheter. Ved å utsette detaljering av krav til et tidspunkt der man besitter mer informasjon, sørger man for at man øker sjansen for vellykkede leveranser.

Metodikken forutsetter at kunden er tett involvert gjennom hele prosjektet for å kunne prioritere, avklare funksjonelle spørsmål og bidra til å styre mot et produkt som gir mest mulig verdi.

Bildetekst:
Gjertsen og Johansen forteller om et svært krevende prosjekt som har funnet sin form gjennom tett samarbeid, tydelig målbilde og smidig utviklingsmetodikk.

Se 3-minutters guiden: «Dette er Scrum» på www.steria.no/guide