Kunsten å dele

SharePoint er en viktig del av mange selskapers strategi for samhandling. Nå er 2010-versjonen kommet – med endringer markedet har ventet på.

I et kunnskapssamfunn ligger selskapets verdi i de ansattes kompetanse og hvordan dette omsettes i markedet. Og SharePoint har blitt et viktig verktøy for kunnskapsdeling og samarbeid.

– SharePoint gir en mer effektiv hverdag. Informasjonen blir strukturert og tilgjengeliggjort. Samtidig ser vi nå at bruksområdene til plattformen utvides og dekker mange av de viktigste områdene i en bedrift, sier Ole Johan Heum, rådgiver i Steria.

Drukner i informasjon
Mengden informasjon kan bli informasjonens verste fiende. Det er vanskelig å sile ut det som er viktig. Tillit til at informasjonen er oppdatert og korrekt er dessuten avgjørende. Samtidig er det viktig å gjenfinne relevant informasjon raskest mulig.
– Søkefunksjonaliteten er blant de områdene hvor det har skjedd store endringer. Microsoft har bygget inn søketeknologien til norske Fast. Dette har gitt resultater, mener Heum.

Søkene har blitt raskere, treffene gir høyere kvalitet og brukerne opplever rikere presentasjon av søkene. Med en god søkeopplevelse finner de rett og slett det de trenger. Søk er i tillegg koblet mot personer, slik at man lett kan koble kompetanse med kontaktinformasjon i bedriften.

– Tjenestene er tydelig inspirert av sosiale medier. Det er lett å finne fram til rett person, og også hvem personen jobber sammen med. Dette gir en stor gevinst for et selskap. Et annet viktig prinsipp er tilbakemelding fra andre ved hjelp av rating og kommentarer, sier Heum.

Lav brukerterskel
En annen fordel med SharePoint er ifølge Heum at verktøyet dekker bredden i organisasjonen og er godt koblet til andre Microsoft-løsninger, som Office-produktene og Outlook. Samtidig er brukerterskelen lav. 

– Mange er vant til Microsoft i det daglige arbeidet. Grensesnittet er kjent. Det er lett å komme i gang, men for å få fullt utbytte av løsningen anbefaler vi opplæring, sier han.

Den tradisjonelle formen for samarbeid går over filsystemet og e-post. Dette gir lite rom for effektiv samhandling og informasjonsflyt, og det gir vanskelig og mangelfull versjonskontroll.

– En overgang til SharePoint kan med riktig innføring gi bedre oversikt, struktur og kontroll. Med kombinasjonen av SharePoint 2010 og Office 2010 ligger forholdene godt til rette for samhandling. Det er for eksempel mulig for flere brukere å redigere på samme Word-dokument samtidig, sier Heum.

Mer effektivt
Mange prosesser i et selskap kan med fordel gjøres mer effektive. Det foregår fremdeles en rekke manuelle rutiner på papir – som er unødig tidkrevende.

SharePoint er en god plattform for å lage enklere rutiner. Det er for eksempel enkelt å bytte ut tradisjonelle papirskjemaer med elektroniske skjemaer og tilhørende arbeidsflyt.

Mange selskaper ser behovet for en bedre løsning for produksjon og forvaltning av innhold på web (Content Management). I 2010-versjonen har SharePoint også blitt et fullverdig publiseringsverktøy som er godt egnet både for intranett- og internett-løsninger.

Økt etterspørsel
SharePoint 2010 har gitt økt interesse i markedet, og Steria har merket etterspørselen. For eksempel var SharePoint-lynkursene de mest populære gjenom 2009.

Samtidig er it-avdelingene i bedriftene opptatt av å standardisere og kutte ned på antallet applikasjoner.

– Mange arbeider nå med å forenkle infrastrukturen. SharePoint passer godt for kunder som kjører Microsofts plattform, som har standardisert på Office-pakken og benytter Outlook og Exchange, sier Heum, og forteller at mange kunder ønsker å integrere verktøyet mot eksisterende systemer.

Basisversjonen av SharePoint følger med som en del av Windows server. For å komme i gang kreves minimalt med lisensinvesteringer.

Sporbarhet
Kravet til sporbarhet har fått mye fokus på bakgrunn av de amerikanske SOX-reglene. EU og norske myndigheter har tilsvarende krav. Det er ikke nok å si at man følger lovverket. Det skal også dokumenteres. Versjonskontroll, sporbarhet på alle aktiviteter, arbeidsflyt og mulighet for levetidsregler gir god oversikt og kontroll over dokumentenes livssyklus.

– Det er strenge regler rundt dette også i Norge. Men først og fremst etterspør kundene slike løsninger fordi de ser gevinstene. Klarer man å åpne opp organisasjonen, koble hoder og få de rette personene til å snakke sammen, da har man lykkes, mener Heum.

Tidlig ute
SharePoint 2010 lanseres i løpet av våren 2010, mens betaversjonen har vært tilgjengelig siden november. Steria har begynt å implementere den nye versjonen i flere prosjekter, og bidrar også til Microsofts systemutvikling på SharePoint 2010.

– Vi er tidlig ute, men ser at SharePoint 2010 er et godt svar på de utfordringene mange selskaper har når det gjelder kunnskapsdeling, informasjonsforvaltning og kommunikasjon, avslutter Ole Johan Heum.

Hva er SharePoint?
SharePoint er en samhandlingsplattform som kobler sammen personer, prosesser og informasjon. En tett integrasjon med andre Microsoft-applikasjoner som Office, Outlook og Office Communication Server gir en enhetlig plattform med kjent brukergrensesnitt og mange muligheter. SharePoint er en plattform som enkelt kan tilpasses, bygges ut og integreres med andre systemer for å tilpasses dine behov.

Hva kan SharePoint gjøre for deg?
• Koble de ansatte sammen og gi mulighet for å opprette sosiale fora
• Gi deg orden på informasjonen og gjøre den tilgjengelig
• Gi deg bedre og mer effektiv samhandling, for eksempel i prosjekter
• Et godt publiseringsverktøy for intranett, internett og ekstranett
• Være et felles samlingspunkt for personer og informasjon
• Være en inngangsportal og grensesnitt for andre systemer og prosesser
• Fungere som en brukervennlig plattform for presentasjon, analyse og rapportering på forretningsdata

Viktige tips for et vellykket SharePoint-prosjekt
• Ha klare mål for hva du ønsker å oppnå
• Sikre deg ledelsesforankring
• Kartlegg hvilken informasjon du skal ha i portalen, og lag en god struktur før du starter
• Implementer stegvis og start i det små, ikke forsøk å gape over alt på en gang
• Involver de ansatte i prosessen
• Vær tydelig overfor de ansatte hva SharePoint skal brukes til og hvordan

Bildetekst:
Møter utfordringene: – SharePoint 2010 er et godt svar på de utfordringene mange selskaper har når det gjelder kunnskapsdeling, informasjonsforvaltning og kommunikasjon, sier Ole Johan Heum.