For forretningen er det gull

- Vi fant ut at vi måtte bort fra å tenke it i et lokalt perspektiv. Vi er en global organisasjon og må ha en global it-strategi.

- Synnes, PGS

– Da vi begynte å se på SharePoint som plattform sa vi bare wow. Med vårt fokus på internasjonal samhandling, informasjonsflyt og transparency i operasjon og prosesser, så vi et kjempepotensial. For forretningen er det gull, sier Erling Moen Synnes, Vice President for Global IT i PGS.

PGS jobber med seismiske og elektromagnetiske data. Før oljeselskapene prøveborer etter olje, er det foretatt seismiske undersøkelser av grunnforholdene. Det gjøres ved at lydpulser og elektromagnetiske pulser blir skutt ned i grunnen.

Avansert programvare
Refleksjonene fra disse pulsene blir registrert, lagret og prosessert. Avansert programvare er da i stand til å visualisere berggrunnen mange kilometer under havbunnen. Dette gir igjen et utgangspunkt for å vurdere om det er aktuelt å bore etter olje. Prosessen er avgjørende for å finne nye oljebrønner.

– Vi arbeider med innhenting og prosessering av store mengder data, på mange ulike steder i verden. I all hovedsak innhentes dataene offshore. Vi kommer fra en kultur med sterk individualisme og handlekraft. Systemer og løsninger rundt om i verden var ikke konsoliderte. Det er, og har vært, et langsiktig mål å samordne løsningene i dette selskapet uten at vi overser det lokale perspektiv og fratar enkeltindividet ansvar og momentum, forklarer Erling Moen Synnes.

Global strategi
På veggen i resepsjonen henger klokker stilt på ulike tidssoner. PGS er et norsk selskap som har vokst seg ut i verden, og selskapet har kontorer i de fleste verdensdeler. Houston, Tokyo, Singapore, Kina, India, Rio de Janeiro og Alaska er noen av lokasjonene. PGS har i dag 3500 ansatte, 43 kontorer og 15 skip.

– Det er båtoperasjonene som er hovedinntektskilden. De fleste seismiske data innhentes offshore, sier Moen Synnes.

It-behovet er todelt. På den ene siden kreves mye ressurser for å gjøre analyser og 3D-simuleringer av de seismiske dataene. På den andre siden er vi avhengig av en felles plattform for å utveksle informasjon. Når man vokser raskt på ulike steder i verden, er det vanlig at it-infrastrukturen blir lokal. Først når selskapet har funnet flytsonen, er det på tide å hente gevinster ved å effektivisere it.
 
– Vi er der nå. Hele selskapet har vært på en konsoliderende reise. Vi fant ut at vi måtte bort fra å tenke it i et lokalt perspektiv. Vi er en global organisasjon og må ha en global it-strategi, fastslår Moen Synnes.

Det har vært en lang reise. Eksempel: I 1998 hadde selskapet 11 ikke-koordinerte  windows-domener bare i Houston. I dag har PGS én domenestruktur i hele verden. I stedet for lokal linjeledelse for hvert av selskapets 43 kontorer, har de i dag én organisasjon som administrerer alt. Ikke minst har selskapet forsøkt å samordne innhold i én felles plattform gjennom Sharepoint.

Fra lokal til global
Målsettingen var å strømlinjeforme arbeidsprosesser, gi bedre overblikk over operasjonene rundt om i verden og sørge for lett tilgang til relevant informasjon. Med en organisasjon som er spredt rundt i verden, er det viktig å hente kunnskap inn i en felles plattform. Gjøre lokal kunnskap global.

– Å samle alt under én paraply gir mange fordeler. Kraften i det er enorm. Alt ligger ett sted. Alt går gjennom én prosess, sier Moen Synnes.

PGS arbeidet mye med forankring i organisasjonen før prosjektet ble startet opp, både hos ledelse, systemeiere og ansatte.
 
– Det er viktig at eierskapet blir lagt på rett sted. It-avdelingen skal ikke sitte på gutterommet og tenke alt selv. Vi skal vise mulighetene. Det er de operasjonelle lederne som må se hvorvidt dette gir gevinst og ta eierskap til løsningene.

Store besparelser
Mange selskaper bruker mye tid på manuelle prosesser. Banale ting som godkjenning av reiser, oversendelse av timelister og bilagshåndtering tar mye tid. Bare her har PGS spart mye på effektiviseringer gjennom SharePoint.

– Vi har kjørt businesscaser på flere av prosessene. Ved å ta en prosess gjennom SharePoint slipper man å lete etter dokumenter, printe og scanne. Det gir store besparelser og fører til at de ansatte kan frigjøre tid til mer verdiskapende arbeid, sier Moen Synnes.

I et slik perspektiv tar det ikke lang tid å omsette investeringene i gevinst. PGS brukte Steria til å implementere løsningen.

– Det er viktig å bruke en leverandør som forstår forretningen og kan fagsystemene. Det har vært en viktig faktor for at vi har lykkes såpass bra.

Reisen begynte for et par år siden. Det er et stykke igjen.

– Vi har innkassert masse og har fremdeles mye å hente. Reisen har vært vakker så langt, og gitt mye for mange. Vi har fått en enklere hverdag, bedre prosesser og utnyttelse av informasjon, avslutter Erling Moen Synnes. 

Tips for et vellykket SharePoint-prosjekt

PGS er godt i gang med SharePoint. Her er selskapets fire tips for et vellykket prosjekt.

1. Tenkt stort
Sharepoint gir store muligheter rundt Business Intelligence, Collaboration og Content Management. Tenk stort, men implementer de områdene som gir størst gevinst først. Dette vil synliggjøre verdiene i prosjektet. Sørg for en god foranalyse av behov.

2. Sørg for god forankring og involvering
Det er den operasjonelle ledelsen som må se gevinstene. Etterspørselen må komme fra forretningssiden, mens it-siden skal synliggjøre mulighetene. Det er viktig å understreke at forankring må forstås som mer enn en ryggdekning til å kjøre prosjektet. Den operasjonelle ledelsen må se potensialet og faktisk ønske dette.

3. Velg riktig leverandør
Det er viktig å skjønne både den kulturelle, sosiale og forretningsmessige konteksten i selskapet. Det er svært viktig at konsulentene forstår at disse verktøyene skal underbygge forretningen, og at de er nødt til å lytte til dem som faktisk skal bruke systemene. Å se på SharePoint som et vanlig it-prosjekt gir feil fokus.

4. Vær på toppen av prosjektet
Du blir aldri kvitt en hodepine ved å sette ut et problem. Et it-prosjekt krever aktiv deltakelse fra selskapet. Ikke overlat administrasjonen til leverandørene. Vær på toppen av tingene. I et prosjekt som SharePoint er dette spesielt viktig. Som selskap kjenner du din egen kultur best. Å finne leverandører som er med på dette er gull verdt.
Kilde: PGS ved Erling Moen Synnes

Samarbeidet mellom PGS og Steria

Utfordringen hos PGS:
• Samhandling og utveksling av informasjon var ikke godt nok tilpasset til en global organisering.
• 43 kontorer rundt om i verden med lokal både infrastruktur og løsninger førte til lite effektiv drift og vedlikehold, med behov for konsolidering av it-infrastrukturen.
• Mange manuelle og tidkrevende rutiner som med fordel kunne automatiseres.

Løsning:
• SharePoint ble innført i organisasjonen med hjelp av Steria.
• En global it-strategi ble lagt til grunn, hvor it-infrastrukturen ble konsolidert og styrt sentralt.

Resultat:
• En global it-plattform som er tilpasset en global organisasjon.
• Langt bedre samhandling og kunnskapsdeling mellom ulike prosjekter over hele verden.
• Automatisering av en rekke prosesser gir store gevinster.