Servicenettet er sannheten

- Vi er svært godt fornøyd med hvordan Steria har gjennomført leveransen av vår nye intranett-løsning, sier Eli Rekstad og Marit Vik Eines i Reitan Servicehandel

Reitan Servicehandels nye intranettløsning skal betjene informasjonsbehovet til selskapets ca. 150 ansatte i tillegg til 560 norske Narvesen- og 7-Eleven-butikker.

I en så kompleks organisasjon er det et stort behov for enhetlig informasjon. Human Resources-avdelingen (HR) i selskapet ba derfor i 2006 it-avdelingen om hjelp til å forbedre informasjonsflyten.

Én avsender
- Det var nødvendig for oss å etablere én felles kanal som kunne fungere som avsenderen av selskapets «offisielle» informasjon internt og overfor kjøpmennene. Det gamle intranettet var ikke fleksibelt nok, og det var dessuten behov for å erstatte e-post som hovedkanalen for informasjon internt og mot franchisetakeren, sier it-konsulent Eli Rekstad.

Hun legger til at e-postkommunikasjon til interne formål er en belastning både for medarbeidere og datasystemer. Grunnen er antallet e-post og mengden data i mange av e-postforsendelsene.

En til tre timer per dag på mail
Reitan Servicehandel er ikke alene om å oppleve e-postskred. En undersøkelse fra det amerikanske analyseselskapet Information Mapping viste nylig at nesten sju av ti arbeidstakere bruker mellom en og tre timer på å lese e-post hver dag.

I tillegg til tidsbruken representerer e-post en sikkerhetstrussel i form av virus og søppelmail. Dessuten skaper de enorme e-postmengdene behov for store investeringer i lagringskapasitet. It-avdelingen internt tok utfordringen.

Brukerundersøkelser
- Prosessen fra vi fikk oppdraget internt og frem til vi gikk på lufta tidlig i oktober i år tok halvannet år, forteller Eli Rekstad. Vi så tidlig at vi trengte et nytt intranett, men ville være sikre på at løsningen vi valgte ble relevant for brukerne. Derfor jobbet vi grundig med å undersøke ønskene ute hos våre medarbeidere, og hos butikkeierne og deres ansatte.

- Med basis i denne informasjonen satte vi opp en kravspesifikasjon og et anbud, fortsetter hun. Steria ble valgt som leverandør, og vi er svært godt fornøyd med hvordan Sterias medarbeidere gjennomførte leveransen.

Internkonkurranse
Ledelsen i Reitan Servicehandel har store forventninger til intranettet.

- Vi utlyste en internkonkurranse for å døpe intranettet. Valget falt på navnet «Servicenettet», sier Marit Vik Eines og fortsetter:

- Magnus Reitan, vår administrerende direktør, har høye forventninger til Servicenettet og til bruken av det. Han har sagt at «står det ikke på Servicenettet, gjelder det ikke!»

Nyheter publiseres ofte på Servicenettet. - Det forventes at kjøpmenn og ansatte på Servicekontoret skal oppdatere seg daglig på Servicenettet, sier Rekstad.

I tillegg til å være nyhetskilde vil Servicenettet være arena for kampanjer og salgskonkurranser. Det vil dessuten inneholde all statistisk informasjon som er nødvendig for ansatte og kjøpmenn - prosedyrebeskrivelser, rutiner, håndbøker og så videre.

Stadig viktigere med intranett
Rådgiver Trond Johnsen i Steria, som har vært hovedansvarlig for leveransen til Reitan Servicehandel, forteller at valget falt på Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007. Løsningen ble valgt fordi den har alt som kreves av et intranett, og kan senere skaleres opp og integreres med alle forretningssystemene hos kunden.

- På grunn av begrensede ressurser var det innledende prosessarbeidet viktig. Der ble Reitan Servicehandel og vi enige om hvilken funksjonalitet og hvilket grensesnitt løsningen skulle ha. Vi endte på en løsning med utstrakt bruk av standardfunksjonalitet der ikke alle MOSS' funksjoner er tatt i bruk ennå. Løsningen har derfor store muligheter for økt funksjonalitet i senere faser, sier Trond Johnsen.

Johnsens kollega og prosjektleder Lotta Legernes sier at stadig flere kunder velger ekstra- og intranettløsninger.

- Migrering til intranettløsninger er en økende trend. Det bidrar til bedre informasjonsdeling og arbeidsflyt, og dermed til økt effektivitet i en organisasjon, sier Steria-kollegaen.

Dette har Steria levert: