Slik effektiviserer du din virksomhet

Målsettingen er alltid den samme: Økt konkurransekraft, vekst og lønnsomhet. Offentlige virksomheter er intet unntak. De vet at på mange områder kan de forbedre både effektiviteten og produktiviteten. I denne guiden deler seniorrådgiver Bredo Borstad sine erfaringer, og du får konkrete tips om hvordan din organisasjon kan lykkes med omstillingsprosessen.

 

Behov for helhetstenkning
Omgivelsene er i stadig forandring, og din virksomhet må håndtere en rekke utfordringer for å overleve i dagens tøffe marked. Produktivitets- og effektivitetsgraden må forbedres for at lønnsomheten skal bli bedre - slik at bedriften blir mer konkurransedyktig. Å møte disse utfordringene krever ofte store omstillinger i virksomheten. Selve beslutningen om å gjennomføre omstilling alene medfører ikke at målene nåes automatisk. En helhetlig tilnærming til omstillingen er en forutsetning for å realisere gevinster over tid.

- En hovedårsak til at omstillinger mislykkes, er at de skaper uro i bedriften. Dette skjer fordi de som driver prosessen ikke vil innse at det dreier seg om en helhetlig prosess som må gjennomføres trinn for trinn,  hevder Øystein Saksvik, professor ved NTNU.

Steria mener derfor at det er viktig å legge opp til en strukturert endringsprosess hvor man hele tiden tenker helhet og konsekvens. Verdiene i virksomheten skapes i selve arbeidsprosessen og ikke av mennesker eller teknologi alene. En arbeidsprosess kan imidlertid ikke fungere uten mennesker og/eller teknologi. Helheten ivaretas ved å se endringer og konsekvenser i et tredelt perspektiv (prosess - organisasjon - teknologi), hvor arbeidsprosessen alltid er i sentrum.

 

Tre grunnleggende spørsmål
Når man jobber med prosesseffektivisering er det tre grunnleggende spørsmål som må besvares:

• Hvor er vi?
• Hvor skal vi?
• Hva kreves?

 

  

Hvor er vi?
Hvis du forstår dagens situasjon og kjenner din egen bedrift, er det lettere å planlegge fremtiden. Start med å kartlegge prosesser ved at nøkkelansatte som jobber aktivt med disse blir stilt spørsmålet: Hvordan utfører vi våre prosesser i dag? Få prosessene på veggen, og visualiser prosessflyten. Gjennom kartlegging og visualisering, avdekkes som regel forbedringspunkter som ikke var så opplagte.

Måling er nødvendig i omstillingsprosessen. Du må vite hva det koster å drive bedriften i dag, før du kan si om og eventuelt hvor omstillingen har gitt effekt. Beregn kostnader og ressurser for dagens prosesser, og benytt dette aktivt som måleparameter gjennom arbeidet.

 

Hvor skal vi?
Fokuser på hvordan prosessene kan endres slik at de underbygger virksomhetens mål. Etabler et målbilde som beskriver egenskapene ved virksomheten i fremtiden. Vær ambisiøs, det er viktig å ha noe å strekke seg etter.

De ansatte kjenner som regel problemene best. Bruk disse ressursene aktivt for å kartlegge forbedringspotensialet. Hjelp dem med å se etter muligheter fremfor kun å være opptatt av problemene. Det er viktig at det blir fokusert på hovedprosessene, der effektene er størst. Ikke gå i "detaljfellen" hvor du graver deg ned og lett mister helhetsfokuset. Avstem identifiserte tiltak fortløpende mot målbildet.

 

Hva kreves?
Når tiltakene er identifisert og beskrevet, sorteres de innenfor områdene prosess, organisasjon og teknologi. Forsøk å beregne effekten av hvert tiltak og del dem deretter inn i kortsiktige og langsiktige tiltak. Kortsiktige tiltak er slike som kan gjennomføres raskt og med små investeringer. Etabler en gjennomføringsplan med beskrivelse og prioriteringer.

Fordi teori er en ting og praksis noe annet, kan det være en fordel å teste endringene i en mindre skala på forhånd. Du må dessuten være forberedt på å justere planene etter hvert.

Implementer de nye prosessene i henhold til gjennomføringsplanen, og husk at jobben ikke er ferdig i det øyeb likket en ny prosess tas i bruk. Følg opp med overvåking og målinger som sikrer at du jobber på en ny måte, at den nye arbeidsmåten fungerer og at effektene oppnås. Husk, det vil alltid være behov for justeringer.

Bredo Borstad gir her noen råd å ta med seg på veien til en vellykket effektiviseringsprosess.

 

Etabler mandat og eierskap
"En av årsakene til at mer enn halvparten av alle omstillingsprosjekter mislykkes, er at prosjektet er drevet frem av hensynet til kortsiktig fortjeneste, kombinert med ledernes ønsker om å fremstå som effektive og handlekraftige ryddegutter", sier Per Øystein Saksvik ved NTNU. For å unngå å gå i denne fella, må du sette sammen en arbeidsgruppe som har mandat og eierskap til prosjektet. Prosjektgruppen bør bestå av ressurser fra ulike nivåer i organisasjonen slik at alle perspektiver og interesser blir ivaretatt.

 

Forankring og kommunikasjon er nødvendig
Mange ansatte ser på omstillinger som ren overkjøring fra ledelsens side. Forankring er helt avgjørende, både mot ledelse, sponsorer, ansatte og medarbeidere. Involver dine ansatte, forklar hvorfor endringer og prosesseffektivisering er nødvendig, og avhold workshops og prosjektsamlinger hvor alle kan komme med innspill. Bruk et visuelt rammeverk som hjelpemiddel for å opprettholde struktur.

Finn en metode for å måle gevinstene som endringene resulterer i. Nytteverdien av effektiviseringsarbeidet er mer synlig når effekten av innførte tiltak kan måles og evalueres i etterkant. Lag en plan for å kommunisere løpende ideer, planer, fremdrift og resultater - til involverte og beslutningstakere. Husk at de ansatte ikke skal oppleve endringer som overraskelser.

 

Vær åpen
I en effektiviseringsprosess er det ikke uvanlig å få kommentarer som "dette har vi prøvd tusen ganger tidligere så det går ikke, det får vi aldri til, det vil de aldri gå med på". Løft blikket, og prøv å unngå å låse endringsarbeidet i etablerte sannheter. Tenk forbi eksisterende hindringer og vær ambisiøs. Men husk hele tiden å ha beina plantet på bakken. Vær deg selv, og etabler en uformell prosjektgruppe som har en operativ, praktisk og pragmatisk tilnærming. Dette vil få frem de beste ideene og løsningene, og vil gi deg det beste utgangspunktet for å lykkes med endringsarbeidet.

 

Nøkkelen til suksess:
1. Forstå virksomheten enda bedre.
2. Tenk langsiktig og ambisiøst, operer kortsiktig.
3. Involver og informer de ansatte.
4. Test endringene og vær åpen for justeringer.
5. Gjennomfør målinger før, etter og senere jevnlig, og synliggjør fortløpende resultatene av arbeidet.

Kontaktperson
Bredo Borstad, seniorrådgiver i Steria as
E-post: brb@steria.no, mobil: 410 04 910