Få mer for it-pengene

Fra kostnadssluk til pengemaskin
En kost/nytte-analyse av virksomheten er ikke noe en bedrift gjør for moro skyld. Her er det ikke snakk om venstrehåndsarbeid. Prosessen krever at ledelsen involverer seg. Til gjengjeld er gevinsten høy, for eksempel innenfor it-virksomhet.

 

Gull verd for prosjekter
Stadig mer av bedrifters og etaters omsetning skjer i form av prosjekter. Derfor gir valget av riktige prosjekter og prosjektstrategier et direkte og positivt utslag på verdiskapingen i virksomheten. Utford-ringen er derfor å velge de lønnsomme prosjektene - det vil si dem med realistiske mål. En kost/nytte-analyse er nødvendig hvis bedriften skal etablere strategier som sikrer at målene nås. En kost/nytte-analyse er en lønnsomhetsvurdering, en beregning som tar utgangspunkt i virkelighetsverden. Analysen gjør det mulig å konkretisere nytte og kostnader, også i forhold til det som i første omgang kan virke umulig å kvantifisere.

 

HVORDAN GÅR DU FREM?

Før- prosessen

 

• I forkant av prosessen skal du definbere og dokumentere problemet - sett fra ledelsens perspektiv.
• Deretter skal dagens situasjon kart-legges. Hvordan kan den beskrives? Hvilken ytelse, for eksempel servicegrad, har vi i dag?
• Arbeidsprosessene må evalueres. Still spørsmålet: Skal vi gjøre dette? Kan vi gjøre dette bedre?
• Definer de nye kravene til prosessen. Hvordan ser prosessen ut, fra ledelsesnivå?  Beskriv den ytelsen virksom-heten ønsker å ha.
• Deretter må kostnader og nytte identifiseres - og måles. 
   
   

Ikke bare harde fakta
Husk: En fullstendig kost/nytte-analyse skal inneholde alle typer estimater for kost/nytte, for alle alternativer. I en slik analyse kan det være rom for subjektive vurderinger. En Kost/nytte-analyse er ikke bare "harde fakta". Faktisk er den veldig sjelden bare det. Hva skal du gjøre med nyttefordeler som ikke er håndfaste? De må også inkluderes, ved at de får tallverdier. Bare slik kan de brukes for sammenligningsformål. Tallverdiene kan være en enkel poengs-kala, for eksempel fra 1-5. En kost/nytte-analyse skal klart angi de underliggende forutsetningene for det resultatet analysen gir. Den skal vise framtidig kostnads/fordels-vurdering. Den skal altså vise hvordan den kommer fram til den framtidige vurdeting av kost/nytte. For eksempel kan en Kost/nytte-analyse anta at antall brukere av en tjeneste kommer til å øke med 10 prosent per år de neste fem årene.

 

Glem snøen som falt i fjor
Ikke fall for fristelsen til å «pynte» på regnestykket ved å ta med gamle seire. Dette er viktig: Tidligere kostnadsbesparelser og effektivitetsgevisnter skal ikke tas med i en Kost/nytte-analyse. Heller ikke tidligere kostnader. Vurderingen i en Kost/nytte-analyse skal skje fra nå og framover.

 

Beslutningskriteriene
Hvilke kriterer skal du legge til grunn for beslutningen? Løsningen som velges, skal nettopp basere seg på de tallene en Kost/nytte-analyse frambringer. Fordelene ved systemet skal overstige kostnadene ved å ha det, i systemets livsløp. Alternativt skal du velge det alternativet som vil gi størst nettogevinst.

 

Slik gjennomfører du en kost/nytte-analyse

 

1.  Hva vil vi oppnå? Beskriv målsettingene. Målene og annen viktig informasjon skal presenteres som et eget dokument.
2. Beskriv de nåværende prosessene. De skal danne grunnlaget for nye alternativer.
3. Kundens framtidige krav må estimeres. Er det snakk om datasystemer, er det nødvendig for å fastslå systemets arkitektur og funksjonalitet. Til sjuende og sist vil denne kunnskapen bestemme løsningens kostnader og nytteeffekt. Her må også løsningens livssyklus beskrives - med angivelse av når systemet når toppen av livssyklusen.
4. Bedriften må samle inn kostnadsdata. Vurder blant annet slike datakilder: Historisk organisasjonserfaring. Kostnadene ved dagens løsning. Markedsundersøkelser, publikasjoner og analytikervurderinger.
5. Det er viktig å kunne vurdere flere alternativer. Ett av alternativene skal være å fortsette som nå, uten endringer.
6. Forutsetningene i analysen må dokumenteres. For eksempel kan bedriften ha bestemt at datamaskinene skal oppgraderes om tre år.
7. Kostnadene må estimeres, ikke minst kostnader knyttet til hele systemets livssyklus. Disse faktorene må vurderes: Aktiviteter, ressurser og kostnadskategorier.
8. Hva er de mulige nytteeffektene? Hviulke muligheter og kvaliteter knytter seg til hvert alternativ, og kan sees på som en return of investment (ROI)? Identifiser først nytten for kundene og den delen av organisasjonen som gir kundene service. Sett fra kundens side, kan nytteeffekten være at tjenestetilbudet blir bedre som følge av det nye systemet. Nytte for organisasjonen kan være flere: Produktivitetsforbedringer. Behov for færre ansatte/færre nyansettelser. Forbedret effektivitet i organisasjonen. Hver idenfisert nytteeffekt bør få et ytelsesmål. Er det vanskelig å definere nytten i kroner og øre, kan en subjektiv kvalitetsvurdeing brukes - gjerne en poengskala.
9. Kost/nytte for hver år i systemets levetid beregnes, i forhold til dagens krone/euro/dollar-verdi. Formelen er N=F(1/(1+R)n). N er nåverdi/dagens verdi, F er fremtidens verdi, R er rente og n er antall år.
10. Evaluering av alternativene. Når verdiene for alle alternativene er diskontert, sammenligner og rangerer du diskontert verdi, som kost/nytte.

 

Etter analysen
Kartlegg tekniske krav og forutsetninger. Utarbeid forslag til tekniske løsninger, evaluer hva som er det beste alternativet. Identifiser og beskriv risikoeleementene, for å minske faren for å gå feil.

 

Den egentlige verdien
Hva får du konkret ut av en kost/nytte-analyse? Du får oversikt over dagens situasjon, og det servicenivået/den ytelsen bedriften tilbyr kundene. Du kan evakluere og dermed foreslå forbedringer i forhold til eksisterende prosesser. Du kan også vurdere kost/nytteverdien av de alternative løsningene grundig, i form av et beslutningsdokument som er skrevet ut fra ledelsens persektiv. Du kan foreslå en teknisk og funksjonell løsning for beste alternativ. I det ligger en detaljert beskrivelse av kostnader forbundet med implementeringen . Analysen gir også bedriften muligheten for å få vurdert risiko, i form av en risikoplan.

 

KONTAKT
Hans-Peter Röder,
programdirektør
e-post: hpr@steria.no
mobil: 95 25 75 16

Steria AS
Pb. 2, 0051 Oslo