Trådløs og tilfreds

 Det viktigste vi har oppnådd med å innføre en mobil løsning er at brukerne er tilfredse, fordi de har et verktøy som de føler dekker behovet sitt, sier it-sjef Finn J. Gjelten i SFT. Han er ansvarlig for virksomhetens trådløse satsing og ser fornøyde brukere som selve motoren bak effektiviseringsgevinstene.

- Initiativet til en mobil løsning kom fra egen organisasjon, fra dem som var ute i felten, forklarer Gjelten. De flagget det for ledelsen, som tok initiativet. I starten nølte de noe av hensyn til sikkerheten, men de ble raskt beroliget. Medieoppstyret rundt manglende sikkerhet gjorde oss oppmerksomme, men skremte oss ikke. Vi undersøkte selv og fikk også bekreftet av Steria at sikkerheten kunne ivaretas.

SFT (Statens forurensningstilsyn) overvåker miljøutviklingen og er en rådgiver for Miljødepartementet. Etaten har stor møteaktivitet, mange medarbeidere på eksterne kontrolloppdrag, og ikke minst et betydelig antall hjemmekontorer.

Alltid på nett
I SFT er bærbare maskiner i ferd med å overta for de stasjonære, som snart vil være en saga blott. Tre fjerdedeler av medarbeiderne er allerede på den trådløse løsningen, og etter hvert vil den omfatte alle. Hovedkontoret er dekket av et trådløst nett med to soner. En med høye sikkerhetsspesifikasjoner, som de ansatte benytter, og en som er tilrettelagt for besøkende, og som bare er sikret med brukernavn og passord. Både ansatte og gjester kan hele tiden være på nett innenfor SFTs vegger.

Det var de reisende medarbeiderne som kom med initiativet til mobile arbeidsplasser, og for dem ligger gevinstene opp i dagen. Nå får de reisende kontrollørene jobben unna der og da, i stedet for å måtte ta med seg notater og gjøre rapportene ferdig i helgene. Når de kommer tilbake slipper de dessuten å jobbe ekstra for å holde seg à jour. Ledig tid mellom møter eller på veien kan de bruke til å gå inn på nettet og lese eposten sin, og de kan være oppdatert og tilgjengelige selv om de ikke er fysisk tilstede.

- Møtene blir mye mer effektive, fordi deltakerne er på nett med maskinene sine. De jobber med det samme dokumentet og projiserer den endelige versjonen opp på skjermen når møtet er ferdig, slik at de blir enige der og da og får det unnagjort. Tidligere måtte de gå tilbake til plassen sin, bearbeide dokumentet og sende det på diverse rundganger til godkjenning.
Kommer medarbeideren fem minutter for tidlig til møtet, benytter hun muligheten til å sjekke e-posten, og kollektive reiser til og fra jobb blir brukt til å foreberede møter, skrive brev og så videre.

Jobber mer uten å stemple inn
- Vi har ikke gjennomført direkte målinger av effektiviseringsgevinstene, men man kan gjøre et forsiktig overslag, sier Gjelten: Ansatte jobber mer uten å stemple inn. Jobber en ansatt én time gratis i uken, enten fordi hun jobber på toget til og fra hjemmet, eller fordi hun er mer effektiv og slipper etterbehandlingen etter møtet, dreier det seg om 50 timer i året. For en ansatt som koster 250 kroner timen beløper det seg til 12 500 kroner i året. Gjelten understreker at 50 timer i året er ingen overdrivelse.

- Når det gjelder direkte, målbar respons, merker vi en mye mer positiv holdning til it-seksjonen. Folk synes de har fått utstyr som de er fornøyd med, og mener det er en godt gjennomtenkt helhetsløsning. En direkte følge av det mobile kontoret er at medarbeiderne er blitt dyktigere på pc-en. Og ikke minst slipper vi henvendelser om ting som må gjøres «akkurat nå». For eksempel er det ikke lenger aktuelt å skulle skaffe internettforbindelse til konferansesenteret i en fart, fordi det er bare å logge seg på. Med egen maskin er det også lettere å bruke AV-utstyret uten vår hjelp.

Hjelp til selvhjelp
Helt fra starten av hadde Gjelten det klart at SFT selv skulle drifte løsningen når den var på plass. Derfor var det gjennom hele implementeringsfasen viktig å bygge opp den interne kompetansen og sørge for medarbeidernes utvikling.

- For oss skulle Steria først og fremst introdusere oss for løsningen, vise oss veien og gi oss den nødvendige opplæringen og erfaringen, slik at vi senere kunne klare oss på egenhånd. Vi deltok selv på alt som var driftsorientert og overlot til konsulentene engangsjobbene som ikke ville bli en del av den daglige driften.

Spesialistkompetansen valgte Gjelten dels for å få opp løsningsforslagene raskere og dels for å kunne benytte seg av konsulentenes bredere erfaringsgrunnlag.

- Leverandørene er ivrige og påståelige med ny teknologi, men det kan noen ganger være kinkig å få det til, særlig hvis flere leverandører er involvert. Da gir det trygghet å kunne trekke på kompetanse som har erfaring fra flere implementeringer, og som vet hva som fungerer og hva som ikke gjør det.

- Gjennom samarbeidet med Steria fikk vi tilgang til seniorpersonell som kunne tingene sine. De delte villig av erfaringsgrunnlaget sitt, og vi er godt fornøyd med samarbeidet, avslutter Gjelten.

Tekst: Atle Skretting

Kontaktperson:
Solveig Skumlien Nilsen, systemkonsulent i Steria
E-post: ssn@steria.no
Telefon: 22 57 58 17, mobil: 995 52 797